組織の管理

関係者への働きかけ!調整の重要性と5つのポイント!

日頃、仕事を行う上で様々な不具合や改善した方がよい点など発生します。

自分一人の業務であるならば改善策を見出し、実行することで対応できます。

ですが、他のスタッフの業務に関連することに対しては、そのスタッフと話し合いをし、対応策を練っていく必要があります。

”調整” とは、そのような場合の話し合いのことをいい、目的の対応策や調整方法などが円滑に達成できるように関係者へ行う働きかけのことをいいます。

調整を行うときには、力による強制(押しつけ)や安易な妥協をしないようにしっかり話し合い、対立する意見や要求があったとしてもそれを加味した上で、より高い結論に導いていくことが重要です。

”調整” を行うときには、まず行う前の準備が必要になります。

  • 自分以外の人と調整を行う場合は、自分の上司に許可を取る
  • 誰と何について調整を行うかを決めておく
  • 調整の目的により相手は決まってくるが、その時には相手の持っている権限、能力、自分との力関係、人間関係を考える

”調整”を行うときの5つのポイント!!

調整のための話し合いでは、その準備や方法で大切なポイントがあります。

下に記載したのでこれを参考に話し合いを進めていきましょう。

① 話し合いの”準備”をしっかりする

  • なんのために調整を行うのか目的を確かめておく 
  • 調整が必要な問題点を分析しておく
  • 調整を行う相手について調べておく
  • 調整を行う相手の出方を予測し、対応を考えておく

② 話す相手に”好感”をもってもらう

  • 攻撃的ではなく親しい態度で話を行う
  • 誠意と善意を示す
  • 相手と共通の話題をする
  • ユーモアもときにはにじませる
  • 相手の意見にも耳を傾ける

③ 相手の”気持ち・考え・情報”をすべて聞き出す

  • 5W1Hを使用した適切な質問を行う
  • 相手の意見を聞き、理解し、共感する
  • 自分の気持ち・考え・情報を提供する
  • 話し合いをするのであって論争はしない
  • 秘密を守ることを約束する
  • 相手の話している途中で早合点をしない
  • 全体の話の筋と要点を把握する

④ 相手の”納得”を得る

  • なぜ調整が必要かを話す
  • 自分の側の情報や問題点をよく分からせる
  • 相手の意見や提案をよく聞く
  • 相手の意見の中で取り入れることができる部分は取り入れる
  • メリット・デメリットを比較検討し、自分の案の有用性を示す
  • 相手に協力と援助を頼む

⑤ 結論がそれたり、意見が対立した場合

  • 事実を再確認する
  • お互いの意見を整理する
  • 自分の目的や計画などについて理解してもらう
  • 上役の決定をあおぐ
  • 次の話し合いの機会をつくる

まとめ

業務の調整を行う際には、自分だけが働きやすい職場にするのではなく、相手への歩み寄りを行うことも重要になります。

調整を行う際のポイントは以下のとおりです。

①広い視野で物事を考えること

調整は、個人対個人で行ったとしても、その調整が職場の仕事の目的を達成するためのものであることを忘れてはいけません。個人の主張、見解が違うときには、全体的な視野(広い視野)を持ち考えることが必要です。

②お互いの要求、意見を出し合い、十分に検討し、評価し合うこと

人は対立する要求や意見が出てはじめて、当初の要求、意見を検討し評価しようとします。そのため、お互いの要求や意見を出し合うことが調整の第一段階になります。

③自分の意見(A)+相手の意見(B)=新しい意見(C)を作り出すこと

お互いの要求や意見を比較、検討するときには、言葉の意味を十分に把握することが大切です。つまり、言おうとしていることの内容をよく考えてみる必要があります。お互いの意見を統合し新しい意見を作り出すことが重要です。

④冷静に反応し合うこと

自分が意見を言うことにより、相手は何らかの反応を起こします。その反応がまた自分に何らかの反応を起こさせます。こうした反応を繰り返すことにより、感情的なものに発展し、ついには調整がうまくいかなくなることもあるので、自分が冷静になっているかを確かめることが大切になります。