組織の管理

上司からの指示・命令の出し方と部下の受け方

仕事の理解度が高まると、その仕事への向き合い方が変わり、業務の質が高まります。

それだけ、仕事を理解しているかは、とても重要なことです。

仕事の理解

仕事の理解とは、「その仕事が今後どのように使用されるのか」「その仕事が進むことにより、どのような影響があるのか」など、仕事に対する責任を知ることです。

そして、”仕事に対する責任”を知るためには、仕事を与えられる側の「指示・命令の受け方」も重要になりますし、仕事を与える側の「指示・命令の与え方」も重要になります。

仕事の理解

仕事に対する責任を知る

⇩⇩ 必要なこと ⇩⇩

指示・命令の受け方(部下)

指示・命令の与え方(上司)

指示・命令の受け方、与え方による不具合

上司が部下へきちんと指示・命令を与えても、部下がきちんと指示・命令を理解できなければ、良い結果を生み出すことができません。

また、部下がきちんと指示・命令を理解できる状態にあったとしても、上司がきちんと指示・命令を与えることができなければ、部下は足りない情報で仕事を行うことになり、きちんと仕事を行うことができなくなります。

すなわち、上司と部下の能力が高ければ、それだけ仕事に対する理解度が上がり、良い仕事ができるということになります。

上司がきちんと指示・命令を与える

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部下が指示・命令を理解できない

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悪い結果が生まれる

上司がきちんと指示・命令を与えられない

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部下は指示・命令を理解することができない

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悪い結果が生まれる

上司と部下の能力と仕事の関係性

上司の能力と部下の能力、仕事で関わる上ではどちらも大切なものです。

この2つの関係性は、計算式にすると下のようになります。

有能な上司(能力2) ✕ 無能な部下(能力1) = 仕事の能力(2)

無能な上司(能力1) ✕ 有能な部下(能力2) = 仕事の能力(2)

有能な上司(能力2) ✕ 有能な部下(能力2) = 仕事の能力(4)

単純な計算式ですが、それだけ差が出る可能性があるということです。

”指示・命令”の受け方と与え方

指示・命令は、きちんと受けることも大切ですし、きちんと与えることも大切です。

指示・命令の適切な受け方

上司からの指示・命令をきちんと理解することができるように、以下のことに注意をしましょう。

  1. 集中し終わりまでしっかり聞く
  2. 上司の期待していることと内容を把握する
    • 要点を書きとめる
    • 不明な点は質問し確認する
    • 受け入れ可能かよく考える
  3. 意見や要望があるときには
    • 謙虚に、率直に、冷静に
    • 事実に基づいて簡潔に
    • 根拠、データを示す
    • 上司の反応に注意しながら
    • さらに指示を受ける 

指示・命令の適切な与え方

部下が指示・命令をきちんと理解することができるように、以下のことに注意をしましょう。

  1. 部下に対する自分の期待を明確にする
  2. 部下にやって欲しい行動の目的と理由をしっかりと伝える
  3. 自分と部下が違った解釈や受け取り方をしないように的確な表現を使う
  4. 部下が理解できるやさしい言葉を使い、相手の理解度を確かめる
  5. あまり多くの命令を与えすぎない
  6. 部下にとって、あまりにも無理と思われる指示・命令を与えない
  7. 指示・命令は論理的に筋道を立てて行い、もし変更するときにはその理由を説明する
  8. 忍耐強く、部下の個人差を考えて与え方を工夫する

まとめ

上司が部下へ理解しやすく指示・命令を与えること。

部下がしっかりと指示・命令を理解して受けること。

この2つは、組織の中で仕事を行う上でとても大切なことです。

そして、この2つが重なることが、良い仕事の結果を生み出すためには重要なことになります。

上司においては、きちんと指示・命令を出したつもりにならないように、また、部下はきちんと指示・命令を聞いたつもりにならないように、お互いに確認をしっかりするようにしましょう。