組織の管理

「良い計画」と「ダメな計画」が及ぼす影響とは?

何かをするときに計画を立てるということは、とても重要なことです。

そして、計画を立てないと言われる方も、知らず知らずのうちに計画を立てて行動しているものです。

今回は、良い計画とダメな計画が及ぼす影響について考えていきます。

人は何か行動をするとき計画を立てる

人は何か行動をしようとするときには必ず計画を立てます。

よく「自分は計画を立てない」と言われる方がいますが、それは少し違います。

何かをしようと考えたとき、すでにそれは計画にあたっているからです。

わざわざメモ書きをしたり、表にまとめたりしたものでなくても、頭の中で思い描いているだけの場合でも、それは計画にあたるものになります。

計画は、単純なものから複数の計画が重なりあったものなど、立てる人によって様々です。

  • A:スーパーに行って買い物をしよう。
  • B:スーパーに行って玉ねぎとにんじんとじゃがいもを買おう。

Aは「スーパーに買い物に行く」という計画ができています。

Bは「スーパーに買いもに行く」という計画と、スーパーに着いた後「玉ねぎ・にんじん・じゃがいもを買う」という2つの計画ができています。

計画は増えるほど周りが見てもわかりやすいものになる

一つの行動に対して、計画の数が多くなるほど、その中身が詳細なものになり、また周りの人が見て、その人の行動が理解されやすくなっていきます。

  • A:スーパーに行って買い物をしよう。
  • B:スーパーに行って玉ねぎとにんじんとじゃがいもを買おう。
  • C:10時にスーパーに行って玉ねぎとにんじんとじゃがいもを買おう。
  • D:10時に自転車でスーパーに行って玉ねぎとにんじんとじゃがいもを買おう。

Aは「スーパーに買い物に行く」ということはわかりますが、いつ行くのか、どのようにして行くのか、何を買うのかはわかりません。

Bは「スーパーで玉ねぎ・にんじん・じゃがいもを買う」ということはわかりますが、いつ行くのか、どのようにして行くのかはわかりません。

Cは「10時にスーパーに行って玉ねぎ・にんじん・じゃがいもを買う」ということがわかります。

Dは「10時に自転車でスーパーに行って玉ねぎ・にんじん・じゃがいもを買う」ということがわかり、かなりその人の行動予定が分かりやすくなっています。

このように、計画を詳細に立てることによって、周りの人が見たときにその人の行動がわかりやすいものになっていきます。

細かい計画が必要なのか?

計画は詳細になるほど、理解しやすいものになります。

では、いつでも、細かい計画を立てる必要があるのか?

「時と場合によっては必要」です。

この「時と場合」とは、仕事かプライベートかということです。

プライベートの場合には、別に自分の自由な時間であり、細かい計画を立てて行動するのでも良いですし、ノープランで過ごすのでも良いです。

ただ、仕事の場合にはそうは行きません。

仕事の場では、上司や部下、同僚、顧客など、自分の業務に関わる方がたくさんいます。

そのような中、ノープランで自由に動かれても問題ですし、適当に計画を立てられ動かれても周りのスタッフが困ってしまいます。

先ほど、「細かい計画を立てるほど、周りの人が見たときに、その人の行動がわかりやすくなる」と説明しました。

自分の業務の計画を細かく立て、周りのスタッフにも自分の行動が見える形であることで、周りのスタッフは業務の調整などがしやすくなります。

また、それにより、お互いの連携も取りやすくなります。

計画を立てなければどうなるのか?

では、計画を立てなければどうなるのでしょうか?

子供時代の夏休みの宿題を例にあげて説明していきます。

あなたは、きちんと毎日宿題を取り組む子供でしたか?早めに終わらせてしまう子供でしたか?それとも、夏休みの最後に大量に残った宿題をまとめてする子供でしたか?

  1. 毎日宿題を取り組む子供
  2. 早めに宿題を済ませてしまう子供
  3. 夏休みの最後に大量に残った宿題をまとめてする子供

この①~③では、あきらかに③の子供が計画性がないですよね。

では、これを社会人として置き換えてみます。

あなたは、与えられた仕事を毎日取り組む方ですか?それとも、早めに終わらせようと努力する方ですか?期日のぎりぎりでまとめてする方ですか?

  1. 与えられた仕事を毎日取り組む
  2. 早めに終わらせようと努力する
  3. 期日のぎりぎりでまとめてする

夏休みの宿題が社会人になると仕事に変わるわけです。

③の方のように計画性がない仕事ぶりの方はよろしくないですね。

職場リーダーの計画を立てる上での「責任」と「権限」

職場リーダーは、自分の管轄する職場を統括する ”権限” を持っています。

「権限」を持つということはそれに伴う ”責任” を持ちます。

その「責任」とは、自職場に与えられた業務を「人・設備・材料・情報・時間」などを活用し業務を円滑に遂行することです。

そして、業務を円滑に遂行するために必要なものが ”計画” になります。

職場リーダーの計画の立て方で、業務が良い方向に進むか悪い方法に進むかが決定されます。

職場リーダーが ”良い計画” を立てれば、 ”良い結果” が生まれるとともに、部下も成長でき、部下同士のもめごともなく、信頼し合う職場風土もできあがることになります。

無計画やダメな計画がおよぼす仕事への影響

計画を立てたとしても、初めからすべてが良い計画が出来上がるとは限りません。

ある程度、煮詰めていって修正が必要な場合もあります。

もし、きちんと計画を立てずに無計画な状態や中途半端でダメな計画であった場合にはどのような影響が出てしまうでしょうか?

業務の期限に間に合わない。

夏休みの宿題と同じで無計画で業務を進めると、期限に間に合わないことがあります。

そのような場合、もちろん顧客の信用をなくすことになります。

忙しい部下と暇な部下が出てくる。

上司の計画の立て方に不備があると、部下の業務に不平等が出る場合があります。

その不平等は業務の質や量です。

そのような場合、不平等に納得がいかない職員はやる気をなくしていきます。

教育不足での不慣れな業務で、失敗が起きる

業務計画は職員を教育するためのものでもあります。

まだ、教育段階の職員に過度に能力以上の業務を与えるとキャパオーバーになり、ミスが起きます。

まとめ

どのような業務においても「計画」を立てることは大切なことです。

ときには、臨機応変にということもあるのでしょうが、その先頭に立つ人は、普段から計画をきちんと立てれる方でなければうまく対応できないでしょう。

社会に出るということは学校とは違います。

小さい頃は、計画性がなくてもどうにかなっていたものが、社会人になると計画性のなさが仕事に反映され、自分だけではなく周りのスタッフや顧客にまで影響を及ぼすことになります。

また、リーダーは自分だけではなく部下の業務も踏まえた上で計画を立案する必要があります。

その中で、部下の成長を促しながら業務を円滑に遂行しなければなりません。

より良い計画は人を育て会社を大きくします。