組織の管理

計画を立てるときに重要な「5W1H」!!

良い仕事には、より良い計画を立てることが重要です。

そして、より良い計画を立てるときには、「5W1H」を活用するとスムーズに計画を立てることができます。

良い仕事をするための準備

仕事をしようとするときには、目的や手段をよく考え、手配と段取りをしっかりすることが重要です。

何事も取り掛かる前の準備が成果を左右します。

目的をしっかり理解し、目的達成のための準備をすることで、スムーズに仕事に取り組めるのです。

ではどのような準備をすればよいのでしょうか?

しっかりと目的を理解し、仕事の注意点を考え、取り掛かる順序を決め、作業時間を見積もり、全体の日程を計画し、必要ならば人員を集める。

そして、作業の進捗状況をチェックし、必要に応じて調整を行う。

以上が、仕事に対しての準備と調整です。

この準備と調整が「仕事の計画」になります。

  目 的:どんなことを理由にその仕事をするのか

  手 段:どのような方法でその仕事をするのか

  手 配:仕事に必要な道具・材料・人員を揃える

  段取り:仕事の手順を決める

計画を立てるときには「5W1H」を使用する

仕事の計画をやみくもに立てたとしてもなかなかうまく立てることができません。

そのような場合には、「5W1H」を使用すると仕事の内容を理解しやすく、計画を立てやすくなります。

「5W1H」とは、「What(何を)・Why(なぜ)・When(いつ)・Where(どこで)・Who(だれ)・How(どのように)」の6つの要素をまとめたものです。

What(何を)

  • この仕事を成し遂げるために必要な作業は何か?
  • この仕事に関連した自分の役割は何か?
  • この仕事の質・量での要求度は何か?

Why(なぜ)

  • 各作業はなぜ必要か?
  • 作業の順序はなぜ必要か?
  • この仕事は本当に必要な仕事か?

When(いつ)

  • 仕事の期限を守るために、いつから仕事に取り掛かるべきか?
  • 各作業の必要時間は?
  • 各作業の標準必要時間は?

Where(どこで)

  • 作業をスムーズに進めるためにどこで行ったほうがよいか?
  • どの設備・機器が利用できるか?

Who(だれ)

  • 各作業は誰がするのか?
  • 各作業を行う場合に、誰が必要な技能・技術を持っているのか?

How(どのように)

  • 各作業を円滑に遂行するためのどのように行えば良いか?

仕事の計画の立て方(例)

仕事の計画の立て方の例を記載しました。

① 仕事の目的・内容を理解する

与えられた仕事には「目的」があります。

その仕事で作り上げたものがどのようなことに使用されるのか理解することで、仕事の「内容」についても理解することができます。

② 仕事の内容を分野別にわけ、作業・課題を考える

仕事はまとめてしてしまうと大雑把になってしまい、ミスが増えます。

このミスを無くすために、仕事の中身を確認し、その分野別に分割します。

そして、必要な「作業」や作業によって起こりえる「課題」を考えます。

③ 作業の順番を決める

仕事を分割しそれぞれの作業工程が出来上がったあとは、その作業を行う「順番」を決定します。

作業の内容によっては、他の作業の結果が必要なものもあるので、適当に順番を決めるのではなく、ながれを考えて決める必要があります。

④ 作業に必要な物品、設備、場所などを決定し発注する

行う作業によっては、道具や設備が必要な作業、またはある程度の広さが必要な作業があるので、「発注」を行う。

⑤ 作業時間を計算する

作業工程ごとにかかる「作業時間を計算」する。

これにより、仕事全体にかかる時間を把握することができる。

⑥ 人員が必要な場合は手配する

作業の量や内容の複雑さ、作業時間の短縮を考えたときに、人員が足りない場合がある。

そのような場合には「人員の手配」をおこなう。

⑦ 作業開始後、進捗状況をチェックし、必要に応じて日程調整を行う

作業を開始したあとは、作業日程と進捗状況を比較し、大きくズレがないように「日程調整」を行う。

まとめ

仕事を行う上で、すべての業務に細かい計画を立てる必要があるかというとそうではなく、事後報告の形で進んだ方が良い結果を生む場合もあります。

ですが、そのようなことはまれであり、基本的にどのような仕事においても「計画」を立てて業務を遂行していくことで良い結果を生みます。

仕事の計画を立てることには、起こるべきリスクへの対処や無駄な作業の削除、複数のスタッフで取り掛かる場合には作業工程の統一性と連携の取りやすさなど多くのメリットがあります。

計画を立てることに慣れないうちは、「5W1H」を確認しながら、きちんとした計画を立てる練習をしましょう。