リーダーは組織の目標を達成するために、部下に業務を与えていきます。
ただ、部下の業務遂行能力はそれぞれ異なるため、やみくもに業務を与えるだけではすべての業務はうまく進みません。
そのため、業務を効率よく進めてもらうために「目標・方針・手順」の3つを用意しておくことが大切です。
組織内に「目標・方針・手順」の３つを用意しておくことで、部下の業務に対する意識づけも変わり、業務効率もアップします。
「目標・方針・手順」のなかみ
「目標・方針・手順」のなかみを簡単に説明すると、
- 目標： その仕事のゴール地点
- 方針： ゴールに向かうためにルール
- 手順： 業務を行うときのマニュアル
となります。
リーダーは業務を部下に任せるときにはその組織の「目標・方針・手順」を定めておくことで、効率的に業務を進めることができます。
① 目標
業務はいくつかの作業に分かれて遂行していくことが多いですが、それぞれの作業にはひとつひとつゴールがあります。
そのことは、大きな作業であってもどのように小さな作業であっても変わりはなく、その作業ごとに定められているゴールが「目標」になります。
この目標はその会社が掲げる「大目標」、その大目標に対して各課・各部署が立てる「中目標」、その中目標に対して各個人が立てる「小目標」という感じに段階的に立てていくことが大切で、この目標達成の積み重ねが会社の大目標を達成するプロセスになります。
「目標」は会社全体でつながり、ピラミッドのような形になることが理想的です。
② 方針
ゴールに向かい進める業務は、ただやみくもに進めさせてもバラバラになってしまうので、仕事を行う上でのルールをきちんと決めておくことが大切です。
このルールは勤務体制や残業時間、人員体制などについてのものです。
- 朝9時から夕方6時までの勤務体制
- 残業は月20時間以内にとどめる
- 人員不足は残業で補う など
業務に合わせて定められたこれらのルールのことを「方針」といいます。
③ 手順
業務を行う中で繰り返し行う作業や正確性・安全性が特に要求される作業などの場合には、「手順」を定め効率的に作業が進むようにすることが重要です。
各作業に手順を決めることで、正確性・安全性を保ちながらスムーズに作業をすすめることができます。
この手順は、その作業を行うときに使用する”マニュアル”のことです。
- 「Ａ ⇒ Ｂ ⇒ Ｃ ⇒ Ｄ」の順番で作業を行う
- Ｂの作業では〇〇〇に注意をする
- Ｃの作業終了後はリーダーに確認をしてもらう など
「目標・方針・手順」のなかみ｜まとめ
チームで何かしらの業務を行う場合には、その業務に対して「目標」を掲げることで部下も働きやすくなります。
そして、業務にある程度の自由度を与えたとしても、最低限の「ルール（方針）」を作り、守らせることで、チームの動きにまとまりが出ます。
業務の中で注意が必要な部分については、「手順」を定め、正確性・安全性を保つことでリスク管理を行いつつ業務を行うことができます。
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