組織の管理

「意見」の取りまとめ方

職場においては、いろいろな意見が出ます。

その意見を放置するのではなく、より良い意見は取りあげ、まとめ、業務に取り入れていくことが大切です。

では、出された意見をどのように取りまとめていけばよいのでしょうか?

職場では多くの「意見」が出る

人は何かをしようとするとき、またしているとき、必ず何かしらの ”意見” を持ちます。

それが、自ら計画を立て行動しているものではなく、誰かに与えられた業務であればなおさらです。

そして、その意見は、行っている業務に対して前向きに考える「肯定的な意見」もあれば、行っている業務自体のあり方を考える「否定的な意見」もあります。

肯定的な意見

このように工夫してやってみたい

ここの部分をもう少し効率的に行いたい

この部分は人数を増やして行いたい

否定的な意見

この業務は意味がないのでやめるべき

この業務は楽しくないのでしたくない

人は機械と違い、感情を持つ生き物です。

また、それぞれの価値観や業務に対するスキルも異なります。

そのため、共同で何かをするときや業務を行うときには、個人個人で、それぞれ意見を持つことは当然です。

「意見」は何かが変わるきっかけになる

業務を行うときには、それに関わる職員は何かしらの意見を持っています。

そして、その意見の中には、行っている業務をとても効率的に進めることができるものが含まれているかもしれません。

そんな中で、それを放置し、ただ業務を進めていくことはもったいないことです。

定期的に会議や話し合いの場を設け、意見交換をすることが大切です。

多くの意見の中から新しいものを作り、今の形を変化させ、前に進んでいくことが、とても重要なことだからです。

また、意見交換を通じ、職員同士のコミュニケーションの充実を図ることもできるため、職場としてより良い関係性を築いていくこともできます。

ただ、ここで注意が必要なのは会議や話し合いの場において、立場や年齢、性別などを原因として、圧力やえこひいきなどが起こらないようにすることです。

意見交換の場が、そのような場であると、一部の職員の偏った意見だけで話が進んでしまうことになるからです。

良い意見交換には意見交換しやすい雰囲気作りが大切

「意見」の取りまとめ方

より良い意見交換が行われると、業務をいろいろな視点で見たときの意見を得ることができます。

次は、その意見をまとめていかなければいけません。

意見を取りまとめるときには、意見交換で出た意見を客観的に見て考えることと、偏ったまとめ方にしないことが大切です。

「主観的」ではなく「客観的」に物事を考える

意見交換の場で出た意見は、「主観的」ではなく「客観的」に見て考えます。

”客観的に見る”とは、自分の価値観や考え方を抜きにして、一歩引いた立場、外側から視野を広くして見るということです。

それは、自分で考えた意見に対しても同様です。

実際には、自分で考えた意見が一番「主観的なもの」になりやすく、注意しないと自分本位な意見になってしまいます。

この”客観的に見る”という行為は、多くの人が簡単にできることではなく、人間的な経験によるものが大きいものでもあります。

この”客観的に見る”という行為ができる人ほど、周りを一歩引いた目で見て、平等に物事を考えていける人が多いです。

意見の足し算

意見が異なっていた場合には、その意見をまとめていく必要があります。

たとえば、部下Bさんと部下Cさんの二人の意見が異なっていたとします。

このような場合は、

部下Bの意見 + 部下Cの意見 ⇒ 二つの意見を加味したD

という意見のまとめ方をする必要があります。

良くない例として、上司Aが部下Bとプライベートも仲が良い状態など、上司と片方の部下が近い存在の場合です。

このような場合だと、

部下Bの意見 + 部下Cの意見 ⇒ 部下Bの意見に偏ったB’

となってしまうことがあります。

これだと職場としてもよくありませんし、部下Cからすると平等性に欠け、不満に感じてしまいます。

必ずしも、どちらかの意見に偏ってはいけないということではありませんが、その場合は、偏った理由がきちんと提示される必要があります。

まとめ

意見交換を行い、その意見の中から新しいものを作り出していくことは、職場の活性化にも繋がるとても重要なことです。

ただ、その意見交換の場は一部の職員のみが発言しやすいものではなく、さまざまな立場の職員が発言しやすいものでなければいけません。

上司や部下、多職種など、それぞれの視点から意見が出ることで、新しいものを発見することができるからです。

意見の取りまとめ方としては、まず自分の意見も含めて客観的に見ることが大切です。

その上で、2つ以上の意見を新しいものに練り上げていきましょう。