正確な情報の重要性｜業務で使う情報はしっかり確認しましょう！！

私たちは仕事をする中で多くの「情報」を取り扱います。

友人との何気ない会話で使う情報ならそこまでの正確性は必要ありませんが、仕事で使う情報は正確性を求められます。

とくに、その情報をもとに資料を作成し会議などで使用する場合には、使用した情報に間違いがあることで取り返しのつかないことになってしまうこともあります。

そうならないために、正確な情報の重要性を理解し業務で使う情報についてはしっかり確認するようにしましょう。

職場で取り扱う「情報」

職場では多くの”情報”を取り扱っています。

そのことはどの業種の仕事であっても同じであり、適切な情報を得ることによりスムーズに業務を行うことができています。

仮に、必要な情報の選択を誤って業務を進めてしまうと、どこかでつまずき業務が滞ってしまう可能性があります。

また、誤った情報で作成されたデータを用いて行う業務にも支障をきたすことになります。

それだけ正確な情報を的確に選択して使用する重要だということが分かります。

正確な情報の選択方法

正確な情報を的確に選択することは、スムーズに業務を進めるにあたりとても大切なことです。

では、正確な情報はどのように選択すればよいのでしょうか？

正確な情報の選択にはどれだけ自分で裏付けが取れるかどうかが重要になってきます。

職場にあふれる情報の入手経路はさまざまです。

友人や家族との世間話などで使用する情報に関しては、そこまで正確性を気にしなくても問題はありません。

その場が和めば良いと思います。

ですが、業務を行う場合に使用する情報に関しては正確性に富むものでなければいけません。

新しい情報で行う更新・企画

新しい情報があっても、それを利用することをしなければ何の意味もありません。

情報をどう生かしていくかが大切です。

「更新」や「企画」というものは、手に入れた情報を生かし、新しい何かを作り出す作業になります。

いつまでも、古いままの状態でいるのではなく、新しいものを取り入れ前に進んでいくことはとても大切なことです。

• 新しい情報をもとに業務の中身を更新する
• 新しい情報をもとに新事業を企画する

良い組織ほど新しい情報をもとに業務の更新を行い、新しい企画を生み出し業務に取り組んでいます。

そのような組織は変化に対応できる職場が多く、新しい職員も働きやすい傾向にあります。

会議や話し合いで使用する情報

「◇◇さんが○○と言っている」

「業者の方からの情報で○○らしい」

会議の場でこのような意見の述べ方をされる職員がいます。

ですが、会議の場は噂話をしてるわけではないので、このような発言の仕方はふさわしくありません。

先程も述べましたが使用する情報には”正確性”が求められます。

そのため、いろいろな情報を入手したあとは、その情報の根拠を調べることも重要になります。

「◇◇さんから○○という情報を入手し、確認しましたところ▢▢でした」

「業者からの情報で○○ということでしたので、確認しましたところ▢▢でした」

会議や話し合いで何かの「情報」を取り扱うのであれば最低限の事実確認は必要です。

そして、その情報の確認方法もしっかりしたものでなければいけません。

「情報収集」においては職場の連携も重要！！

会社で何らかの情報収集を行うときには、横の繋がりである他のスタッフとの連携もとても重要なものになります。

その理由は、あなたの調べようとしている情報をすでに他の職員が持っているかもしれないからです。

もしも、調べている情報がすぐに手に入るのであれば、あとはその情報の正確性を確認するだけの作業ですみます。

ですが、連携がうまく取れていなければ、すべてを一から調べないといけなくなります。

この状態は職場として非常に効率の悪い状態になります。

職場内での連携がうまく取れていて「情報の共有」がきちんと行われていることがとても大切なことです。

正確な情報の重要性｜まとめ

職場では様々な情報を取り扱いますが、その情報は根拠に基づいた正確性のある情報である必要があります。

情報の取扱いに関しては職場内の連携が重要であり、連携が取れていないと情報の共有がうまく行われません。

情報の共有がうまく行われるように、コミュニケーションの取りやすい職場環境を作っていくことが大切になります。