リーダースキル

「業務改善」を行うときのリーダーの役割とは?

会社が存続し発展していくためには生産性を向上していかなければなりません。

そのためには、会社の状況や職場の環境、スタッフの状態に合わせて業務を改善していく必要があります。

リーダーは、職場において行う業務改善に対してどのような役割を担えばよいのでしょうか?

業務改善とは?

業務改善とは、職場内におけるシステム、人員配置、作業方法、作業の進め方などを常日頃から見直し、問題点があれば改善していくことです。

そして、業務改善を行うことにより、職場における生産性は向上されていきます。

いかに、無駄なく、無理なく、効率的に生産性を向上させるかが業務改善にとっては重要になります。

業務改善 = 職場の問題点を改善していくこと

業務改善に対するリーダーの役割

自分が管理する部署の業務改善を行う場合、その部署のスタッフは自分たちの業務のみを考え、業務改善を行おうとしてしまいます。

これだと、自分の部署の業務がスムーズに動くようになっても、関連する他の部署の業務が効率の悪いものになってしまう可能性があります。

つまり、会社全体としての生産性は低下することになってしまいます。

これを防ぐために、リーダーは、業務改善を行うときにはその全体像を把握し、他の部署との関わりや管理する部署の会社としての位置づけなど、広い範囲での把握を行う必要があります。

リーダーは「業務改善」のゴールを見据えておく

業務改善を行う際には、リーダーが必ずしも中心になる必要はありません。

ただ、業務改善におけるゴールをある程度見据えておく必要はあります。

このゴールは絶対的なものではなく、ある程度のゴールでありスタッフの意見や現場の状況に合わせて変化できる形のものです。

まずは、改善する部分・改善後のゴール・改善に関わるスタッフの役割などを職場リーダーは把握し、部下との共通の問題意識を持つことが重要です。

リーダーが把握しておくもの

改善をする部分

改善後のゴール

改善に関わるスタッフの役割

リーダーが行うべき4項目

業務改善を行う際には、リーダーは以下の4項目について行うことが大切です。

1. 部下と共に問題意識を持つ

職場リーダーは常に業務への問題意識を持ち、それを部下にも伝え、リーダーと同じように部下にも業務への問題意識を持ってもらいます。

2. 改善への提案の奨励、改善案の指導・援助

部下にも問題意識を持たせるということは、部下から「改善の提案」があることも当然です。職場リーダーは、その提案を「起案」としてまとめられるように、指導・援助することも必要です。

3. 改善案への障害を取り除く

改善案は、関係者の理解や協力を得ることができず、そのことが障害になることがあります。その場合は、障害を取り除けるように援助を行う必要があります。

4. 改善に対する意欲を尊重する

やる気のある部下に対し、不用意な言葉で、改善意欲をそがないように注意をします。

スタッフがやる気をなくす不用意な言動

スタッフはリーダーが不用意に投げかけた言葉で、やる気をなくしたりモチベーションを下げたりします。

そして、それと共にリーダーへの信頼も大きくそがれることになります。

このことは簡単に取り戻せることではありません。

人は自分のことはあまり客観的に見えないものです。

気を付ける必要があるのは、仲の良いスタッフとのやり取りよりも、あまり仲の良くないスタッフとのやり取りの場合です。

言葉に出さなくても表情や態度に出ていないか自分自身で考えてみることが大切です。

不用意な言葉

  • そんなやり方時代遅れだよ。
  • 君は何もわかってないね。
  • どうせできないと思うよ。
  • ある程度うまくいってるんだから、変えなくていいんじゃない。
  • 君の考えは計画に含まれないよ。
  • その考えは余計なことだね。
  • 素人考えだね。

不用意な行動

  • 部下の話をきちんと聞かない。
  • 部下の話を聞いた後に鼻で笑う。
  • 部下が話をしている時にため息をつく。

まとめ

業務改善はどの会社においても必要なことですが、まずは職場の人間関係、雰囲気を整えることが第一条件です。

人間関係が良くない職場では一人仕事になりがちであり、他のスタッフとのコミュニケーションも少なくなりがちです。

職場の人間関係が良くなれば、雰囲気が良くなり、多くのコミュニケーションの中から自然に業務に対しての意見交換も行われ、形を作らなくても業務改善というものが行われます。

そして、より良い業務改善が行われれば、会社の活性化・発展に繋がることになります。

リーダーはその部署の全体像を把握し、部下との共通認識の中で問題意識を持ち、その問題を解決していけるように、部署内の雰囲気作りをしていくことが大切です。