どのような業務においても「細かな計画」を立てることは大切です。
ときには、臨機応変な対応を求められることもありますが、普段から計画をきちんと立てているからこそ臨機応変な対応をすることができます。
業務を円滑に進めるために必要な細かな計画や、ダメな計画の立て方で起こる仕事への影響について考えていきます。
どのような行動にも立てられている”計画”
人は何か行動をしようとするときには必ず計画を立てます。
たまに「自分は計画を立てない」と言われる方がいますが、それは少し違います。
何かをしようと考えたとき、すでにそれは計画にあたっているからです。
つまり、計画を立てないとしている方は「計画を立てない」という計画を立てていることになります。
また、わざわざメモ書きをしたり、表にまとめたりしたものでなくても、頭の中で思い描いている時点で、それは計画にあたります。
計画は、単純なものから複数の計画が重なりあったものなど、立てる人によって様々です。
行動による計画（例：スーパーへの買い物）
スーパーに買い物に行くＡさんとＢさんがいたとして、それぞれ下のように考えていました。
- A：スーパーに行って買い物をしよう。
- B：スーパーに行って玉ねぎとにんじんとじゃがいもを買おう。
この考えの中で、Ａさんは「スーパーに買い物に行く」という計画ができており、Ｂさんは「スーパーに買い物に行く」という計画と、「スーパーで玉ねぎ・にんじん・じゃがいもを買う」という2つの計画ができています。
計画は細かくなるほど周りが見て理解しやすいものになる
先ほどのＢさんの計画では「スーパーに買い物に行く」ということと「スーパーで玉ねぎ・にんじん・じゃがいもを買う」という2つの計画が合わさったものでした。
このように、一つの行動に対して計画の数が多くなるほど、その中身が詳細なものになり、周りの人が見たときにその人の行動が理解されやすくなっていきます。
- A：スーパーに行って買い物をする。
- B：スーパーに行って玉ねぎとにんじんとじゃがいもを買う。
- C：10時にスーパーに行って玉ねぎとにんじんとじゃがいもを買う。
- D：10時に自転車でスーパーに行って玉ねぎとにんじんとじゃがいもを買う。
Ａさんは「スーパーに買い物に行く」ということはわかりますが、いつ行くのか、どのようにして行くのか、何を買うのかはわかりません。
Ｂさんは「スーパーで玉ねぎ・にんじん・じゃがいもを買う」ということはわかりますが、いつ行くのか、どのようにして行くのかはわかりません。
Ｃさんは「10時にスーパーに行って玉ねぎ・にんじん・じゃがいもを買う」ということがわかります。
Ｄさんは「10時に自転車でスーパーに行って玉ねぎ・にんじん・じゃがいもを買う」ということがわかり、かなりその人の行動予定が分かりやすくなっています。
このように、計画を詳細に立てることによって、周りの人が見たときにその人の行動がわかりやすいものになります。
| いつ | どこに | どのように | 何を買う | |
|---|---|---|---|---|
| Ａ | × | スーパー | × | × |
| Ｂ | × | スーパー | × | 玉ねぎ・人参・じゃがいも |
| Ｃ | 10時 | スーパー | × | 玉ねぎ・人参・じゃがいも |
| Ｄ | 10時 | スーパー | 自転車 | 玉ねぎ・人参・じゃがいも |
すべての行動に”細かな計画”が必要なのか？
計画は詳細になるほど周囲の人が見ていて理解しやすいものになります。
では、いつでも細かい計画を立てる必要があるのか？
これは、その行動が仕事なのかプライベートなのかで異なります。
プライベートは自分の自由な時間であるため細かい計画を立てる必要はありません。
ただ、仕事の場合にはそうはいきません。
仕事では上司や部下、同僚、顧客など、自分の業務に関わる方がたくさんいます。
そのような中、計画を立てずに自由に行動をとることは、周りのスタッフにとって非常に困る行動であり、様々な問題が起こってしまいます。
細かな計画がないことが及ぼす仕事への影響
計画を立てたとしても、それが中途半端なものでは結局いろいろな問題が起きてしまうため、計画を立てたあともその計画の見直しをする必要があります。
計画が不完全な場合に、どのような問題が起きる可能性があるのかを挙げてみました。
周囲のスタッフとの連携が取れない
計画をきちんと立てれていないと、リーダーや周りのスタッフからは現在どの状況にあるのかを把握できなくなってしまいます。そのため、他のスタッフとの連携が取れない状態で業務を進めないといけなくなってしまいます。
業務の進行に不備があっても気づけない
周囲のスタッフとの連携が取れていない状態で、中途半端な計画で業務を進めていくということは、業務の進行に不備があったとしても気づくことができません。そのため、不備に気づいたときには収拾がつかなくなっているということもあります。
業務の期限に間に合わない
計画を立てない・計画が杜撰であるなどきちんとした計画を立てれていない場合には、業務の納期に間に合わなくなることがあります。業務の期限に間に合わないということは、依頼先の業務も遅らせるということになります。
「細かな計画」を立てることの重要性｜まとめ
どのような業務においてもしっかりと計画を立てることは大切なことです。
ただ、中途半端な計画を立ててしまうと業務に支障をきたしてしまう可能性もあるので注意が必要です。
リーダーや他のスタッフの協力も仰ぎながら、より良い計画を立てられるように訓練していきましょう。
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細かな計画ができいると業務の進捗状況も確認しやすく、そのことをリーダーや周りのスタッフも把握しやすくなります。同じグループでは重なっている業務の部分もあるので、他のスタッフからサポートをもらったり、リーダーもタイミングを見計らいアドバイスをしやすくなります。